Search
  • רעות דומיניץ

איך לתייק מסמכים?


הפוסט שכתבתי לפני כמעט שנה, "איך להשתלט על הניירת", הפך, עם הזמן, להיות אחד מהפוסטים הנקראים ביותר בבלוג וזה לא במקרה; כולנו מתמודדים עם ניירת על בסיס יומיומי, מקבלות פשוטות ועד חוזים מורכבים, ניירת שרק הולכת ונערמת עם הזמן. גם אם נרצה להתעלם מהניירת, היא בעצמה לא תיעלם ועל-כן, אני בגישה של קצת בכל יום או פעם בשבוע, במקום המון המון זמן פעם בתקופה. הפוסט התמקד בהפיכת הניירת לפעולות ותת-פעולות והציג כיצד אני ממיינת את הניירת שלי. הוא התייחס לפעולות איסוף, מיון, סריקה, תיוק וגריסה. מפעולות אלו נוצרו תזכורות, שהן, אגב, חבל ההצלה שלי בתחומים רבים (ואכתוב על כך בקרוב!) וגם פה, תזכורות נכונות הן ה-מפתח להשלמת הפעולות ותת-הפעולות, שקבעתי לעצמי תוך כדי המיון.

לא הרבה השתנה מאז כתיבת הפוסט- אני משתדלת לעבוד לפי השלבים שכתבתי ואני חייבת להודות, שזה פשוט עובד. הפוסט ההוא אמנם ארוך מאוד, אבל הפירוט הוא הכרחי; הרבה לא מתחילים את פעולת המיון לא מתוך עצלנות אלא מהסיבה שהם פשוט לא יודעים מה צריך לעשות. ההדרכה נועדה לתת לאותם אנשים כלים איך להתחיל ולסיים את מיון הניירת ולשרוד כדי לספר על זה לאחרים :)

הדבר היחיד שכן השתנה עם הזמן הוא תיוק המסמכים וזהו נושא הפוסט היום.

בעבר, השתמשתי בשמרדפים ועליהם כתבתי בפתקיות צהובות מה טיבה של כל ניירת; את כל השמרדפים אחסנתי במגירה ולאחר שכל הפעולות ביחס לאותה הניירת הושלמו, העברתי את תוכן המגירה אל ארגז שקוף, אותו אחסנתי במחסן. זו דרך טובה לתיוק, אך רציתי לשדרג אותה מעט.

על-כן, עתה אני משתמשת בתיק מסמכים (מנילה) בצבעים שונים (ירוק כהה, ירוק בהיר, תכלת ואפור) לפי רבעונים בשנה-

אפור- ינואר עד מרץ

תכלת- אפריל עד יוני

ירוק בהיר- יולי עד ספטמבר

ירוק כהה- אוקטובר עד דצמבר

כל צבע מכיל 25 תיקיות, הכוללות:

1. מסמכי קניית בית

2. משכורות

3. ביטוח לאומי

4. ביטוחים

5. מסמכי בנק 1

6. מסמכי בנק 2

7. תשלומי בית- הלוואות \ משכנתאות \ שכר דירה

חשבונות בית-

8. חשמל

9. ארנונה

10. מים

11. גז

12. פלאפון

13. אינטרנט

14. טלוויזיה

15. כרטיסי אשראי

16. הוצאות אחרות

17. מעקב מזומן

18. מעקב צ'קים

19. קבלות חשובות

20. פתקי אחריות

21. תיקונים

22. משימות כלליות

23. מסמכים רפואיים

24. גנים

25. טיפת חלב

נושאים אחרים, כתקציב ומעקב פרוייקטים, אינם מתויקים רגיל- התקציב מופיע בפלנר שהכנתי (לו יש תיקיה משלו) ומעקב הפרוייקטים, שמופיע גם בפלנר, מסודר וממוין בקלסר משלו (בתמונה למטה, משמאל. הסבר על אופן התיוק בקלסר הפרוייקטים נמצא בפוסט על סידור הניירת).

יתר הנושאים מתויקים, כאמור, בתוך מנילה, אותה ניתן לרכוש בכל חנות לציוד משרדי. לכל תיקיה (מנילה) מוצמדת לשונית (Tab), אותה אני יוצרת באמצעות פאנץ' וקארסטוק צבעוני.

אני כותבת על כל לשונית את הנושא ומצמידה אותה באמצעות וואשי טייפ (לצערי, אין לי את הכיסוי השקוף שבא עם הפאנץ' אז אני מאלתרת עם וואשי טייפ בצבע תואם ללשונית). אני אוהבת לכתוב עם העט הזה והזה.

כל ניירת מוכנסת לתוך התיקיה המתאימה, ללא צורך בניילון שקוף. ניתן לחורר את הניירת ולהכניסה אל תוך המנילה באמצעות הברזל שבתוכה, אני, אישית, לא רואה בכך צורך. אני פשוט מכניסה את הניירת פנימה, סוגרת את המנילה ומכניסה אל תוך המגירה (לפי הסדר שמופיע למעלה).

אם יש לי ניירת שונה בתוך תיקיה אחת (למשל- קבלות על פלאפונים שונים), אני מהדקת כל מקבץ קבלות משותף באטבים וכותבת בפתקית צהובה על העמוד הראשון של כל מקבץ מהו ('פלאפון רעות', 'פלאפון איתי', 'טלפון קווי' וכו'). את הניירת אני מסדרת תמיד בסדר כרונולוגי- קודם ינואר (בתחתית הערימה), אחר כך פברואר ולבסוף מרץ (בחלקו העליון של הערימה), כך שתמיד אוכל לגשת אל החשבון האחרון בקלות ובמהירות.

אופן מיון הניירת ויצירת פעולות ותת-פעולות לא השתנה. הוא כן השתדרג בשל הפלנר שלי, עליו כתבתי בהרחבה בחודש מרץ, אך אני עדיין נעזרת בפנקס, בתזכורות בפלאפון, בפתקיות צהובות ובכרטיסיות לבנות. למה? כי זה פשוט עובד... :)

וזהו, כך אני מתייקת. קל ופשוט ומאוד נוח.

אם יש לכן דרכים שבהן נוח לכן לתייק,

אתן מוזמנות לכתוב לי במייל או להגיב כאן.

אני תמיד שמחה לשמוע :)

שלישי שמח,

רעות

#סדר #סדרפסח #מיון #ארגון #פרודוקטיביות #פאנץ #ניירת #מיוןמסמכים

208 views

כל התמונות, האיורים, הטקסטים והעיצובים שייכים לרעות דומיניץ ואין לעשות בהם כל שימוש. עיצוב האתר: רעות דומיניץ. כל הזכויות שמורות 2020.