Search
  • רעות דומיניץ

איך להשלים משימות


אם קראתם את הפוסט הזה, אתם בוודאי יודעים שאני אוהבת לערוך רשימות. אפילו מאוד.

רשימות, כשהן מנוהלות נכון, יכולות להיות מאוד שימושיות.

אבל גם אני, מודה באשמה, חטאתי לא-פעם במנהג המגונה של עריכת רשימות יומיומיות בצורה לא נכונה; הרשימות שלי היו ארוכות מדי, מפוזרות מדי ולא אפקטיביות.

כשראיתי שזה לא עובד, החלטתי לעשות מעשה והתחלתי להגביל את עצמי לשלוש משימות ביום. בהתחלה הצלחתי לסיים (בקושי רב) משימה אחת ביום וזה תסכל אותי מאוד; עברתי על הרשימות שלי שוב ושוב וניסיתי להבין למה אני לא מצליחה לסיים משימות.

בסוף זה הכה בי- המשימות שלי כלליות מדי. הסתכלתי על המשימות שכן הצלחתי לסיים והבנתי, שהסיבה מדוע הצלחתי לסיים משימה זו, לעומת אחרות, היתה נעוצה בכך שהיא היתה ברורה לי, משמע- שידעתי מה עליי לעשות כדי לסיים את המשימה. ​ברגע שהבנתי את 'התרגיל', התחלתי לערוך רשימות קצרות וממוקדות יותר והתוצאות לא איחרו להגיע- התחלתי לסיים משימות בפחות זמן והקושי הלך ופחת. איך? הנה חמישה טיפים בשבילכם:

1) התחילו את היום עם רשימה, יחד עם הקפה של הבוקר- ההמלצה שלי היא לפנות חמש דקות בתחילת היום, עדיף בשעה שבה אתם הכי מרוכזים (אצלי זה בשש בבוקר, לפני שכל הבית מתעורר). כמה דקות של ריכוז ואתם מסודרים לכל היום.

2) אספו מידע אודות היום שלכם- עברו במהירות על היומן, בדקו אם יש לכם אירועים חשובים, שעליכם להתכונן אליהם, מקומות חשובים להגיע או דד-ליין חשוב לעמוד בו. אני עוברת על הלוח השבועי שלי (אשר תלוי לי ליד המחשב) ועל הפנקס הקטן שלי (בו, כפי שסיפרתי בעבר, אני כותבת את כל המשימות, קטנות וגדולות, ברגע שהן עולות אל התודעה). מדובר ברפרוף בלבד, שאורך לא יותר משתי דקות, אבל הוא חשוב ובעיניי אף הכרחי.

3) חשבו על המשימה הכי דחופה שיש לכם וכתבו אותה ראשונה ברשימה- דאגו שהיא כתובה בצורה ברורה ולא עמומה, כך שאתם מבינים בדיוק מה עליכם לעשות ועם זאת- בתמציתיות. לדוגמה:

- אם עליי לרשום את הילד לגן, לא אציין "לרשום את דרור לגן"; אמנם המשימה תהיה רשומה בקצרה אך היא לא תהיה ברורה- במה היא כרוכה למעשה? על כן, ארשום "הרשמה לגן- לסרוק ת.ז.+ ספח, למלא טופס הרשמה, להחתים את מנהלת הגן+חותמת, לשלוח במייל." עדיין קצר, אך ברור.

4) דאגו שיש לכם משימות שונות ומגוונות- כל רשימה טובה צריכה להכיל לפחות משימה אחת שאתם לא רוצים לעשות (אבל חייבים) ומשימה אחת שאתם יודעים שהיא תהיה קלה עבורכם להשלמה. משימות כאלה הן מנת חלקן של כל הרשימות הפרודוקטיביות באשר הן.

אני אוהבת לכלול ברשימות שלי:

- משימה אחת שקשורה לבלוג (או לכל תחביב אחר שמעניין אותי באותו הרגע).

- משימה אחת שקשורה לארגון הבית (כביסות, קניות, ניקיונות ועיצוב הבית).

- משימה אחת שקשורה לעניינים מנהלתיים (משרד הפנים\ מס הכנסה\ ביטוח לאומי וכו').

- משימה אחת שקשורה לעניינים כספיים (חשבונות חשמל, מים, ארנונה, גז, בנק, טלוויזיה, פלאפון וכו').

- משימה אחת שקשורה לעבודה. למה רק אחת? כי לעבודה יש רשימה משלה, אבל את המשימה הכי דחופה אני תמיד מוסיפה גם לרשימה הזו, כדי שאעשה אותה מיד כשאני מגיעה לעבודה ואוכל למחוק אותה מהרשימה במהירות.

אין כאן מדע מדויק, יש שבועות שהרשימות מורכבות יותר מנושא אחד ופחות מנושא אחר, אבל השתדלו להשאיר את הרשימה שלכם מגוונת ככל שניתן, אחרת תשתעממו בקלות ולא תרצו כלל להתבונן ברשימה שהכנתם.

5) הניחו את הרשימה במקום נגיש, אשר בו תוכלו להתבונן בה מתי וכמה שתרצו- בארנק, מול מסך המחשב, כתמונה בטלפון הנייד או על שולחן העבודה שלכם. התבוננו ברשימה- האם יש משהו להוסיף או להחסיר?

אני אוהבת להוסיף לכל משימה מסגרת זמן משלה; עניינים מנהלתיים, למשל, כדאי לבצע עד 12:00, קניות ניתן לבצע בשעות אחרי-הצהריים וכביסות אפשר לעשות אחרי טקס השינה של הילד. אם תדעו מה הזמן הכי נכון לבצע כל משימה ברשימה שלכם, סביר להניח שיהיה לכם קל יותר "לתכנן" את היום שלכם ואף לסיים את המשימות של אותו היום.

לפני שאני מסיימת, המלצה קטנה אחרונה- אל תחרגו מכמות המשימות שיש לכם לכל יום. נכון, זה מפתה להציב לעצמך הרבה משימות, אבל דווקא שאפתנות-היתר הזו היא שיכולה לשבור את רוחכם. התחילו עם משימה או שתיים, וכשאתם מרגישים שזה אפשרי מבחינתכם, התקדמו ל- 3-4 משימות ביום, אך לא יותר מחמש משימות ביום. נשמע מעט? בפועל זה המון.

זו הדרך שלי לערוך רשימות יומיות, יש לכם טיפים משלכם? אם כן, אתם מאוד מוזמנים לשתף...

שבת שלום,

רעות

#פרודוקטיביות #רשימות #ארגון #שורהביום #מחשבות #סדר #משימות #חייםפרודוקטיביים

172 views

כל התמונות, האיורים, הטקסטים והעיצובים שייכים לרעות דומיניץ (אלא אם נכתב אחרת) ואין לעשות בהם כל שימוש. עיצוב האתר: רעות דומיניץ. כל הזכויות שמורות 2020.