Search
  • רעות דומיניץ

איך למיין ולגבות מסמכים במחשב


כבר שנים שאני נאבקת במחלה הידועה של ליצור המון קבצים, בהמון תיקיות במחשב, מבלי יכולת לזכור מה מיינתי ומה לא, מה גיביתי ומה טרם, מה חשוב ומה למעשה נועד להיזרק לפח האשפה הווירטואלי שלי. לפני כחודש החלטתי, שדי, מספיק, הגיע הזמן להפסיק להתמרמר על הנושא ולקחת עניינים לידיים. התוצאה: טכניקת מיון וגיבוי, שעובדת בשבילי וקל להתמיד בה. לפי דעתי, היא תתאים גם לאנשים מסודרים וגם לאנשים שלא; גם לכאלה שיש להם המון זמן פנוי וגם לכאלה שאין להם יותר מעשר דקות ביום; תנסו, אולי הטכניקה שלי היא בדיוק מה שהייתם צריכים?

כדי להתחיל למיין את הקבצים, עליכם לנקות את כל הקבצים שמופיעים על שולחן העבודה שלכם. השאירו רק קישורים הכרחיים ואת השאר מיינו לתיקיות קיימות מתאימות. סיימתם? יופי, אפשר להתחיל.

השלב הראשון: איסוף כל הקבצים בתיקייה אחת.

צרו תיקייה חדשה בכונן המחשב (אישית, אני אוהבת לשמור קבצים בכונן G אבל אתם יכולים ליצור את התיקיה שלכם בכל כונן שתעדיפו). תנו לתיקייה שיצרתם שם קצר וקליט (השם שבחרתי: "גיבוי שבועי"). לאחר מכן, צרו קיצור דרך לאותה תיקייה ושימו אותו על שולחן העבודה שלכם. כך תוכלו לגשת אל התיקייה בקלות ובמהירות.

בתוך התיקייה, צרו תיקייה חדשה ע"י לחיצה על המקש הימני בעכבר >> חדש >> תיקייה.

תנו לתיקייה שם (אני בחרתי "שבוע 1") ולחצו פעמיים על המקש השמאלי לאישור.

עתה גשו לכונני המחשב שברשותכם ואספו מתוכם את כל הקבצים שצריך למיין. מכל תיקייה ומכל כונן, לקטו כל קובץ (לא חשוב כרגע מה תוכנו) ואז לחצו מקש ימני >> גזור. לאחר מכן, גשו לתיקייה החדשה שיצרתם והעבירו אליה את כל הקבצים (ע"י לחיצה על מקש ימני>>הדבק). חזרו על הפעולה עד שיש לכם את כל הקבצים בתיקייה אחת.

עתה, צרו תיקיות חדשות בתוך התיקייה המרכזית ("גיבוי שבועי") ותנו לכל אחת שם (קצר וברור) משלה. הקפידו שהשם יהיה מייצג לתוכן, כך שתוכלו בקלות 'לנווט' בין התיקיות כשתתחילו לסדר. השמות שאני בחרתי הם:

* תמונות אייפון

* תמונות מצלמה

* סרטוני וידיאו

* גרפיקה לבלוג

* סרטונים ערוכים

* ניירת

* תמונות השראה

השלב השני: התחילו למיין

מידת המיון תלויה לחלוטין בכם. אישית, אני אוהבת למיין בתת-תיקיות (כך קל לי יותר למצוא אח"כ את הקובץ שאני מחפשת) אבל זה לא הכרחי. דוגמה לתת-תיקיה תהיה, למשל: בתוך תיקיית "תמונות אייפון", ליצור תיקיות לפי תוכן התמונות ("דרור בפינת-חי", "יום העצמאות אצל ההורים"). כך, כשאחפש "יום העצמאות", אוכל להגיע לתמונות הרלוונטיות במהירות ע"י הקלדת "יום העצמאות" במנוע החיפוש במחשב.

לאחר שיצרתם את כמות התיקיות שאתם צריכים, הגיע זמן למלא אותן בקבצים רלוונטיים. נצלו את ההזדמנות ומחקו כמה שיותר תיקיות ישנות וקבצים מיותרים. אם אתם מתחילים "פרוייקט מיון" אחרי חודשים ושנים שלא סידרתם את המחשב, החלק הזה ודאי ייראה לכם מתיש במיוחד. עצתי אליהם היא, להתחיל בקטן ולסדר בכל יום תיקיה או תת-תיקיה אחת בלבד. אמנם ההתקדמות שלכם תהיה איטית, אבל תהיה לפחות איזשהי התקדמות.

פעולת המיון צריכה תמיד להתחלק לשניים: מיון קבצים חדשים (הגיבוי השבועי) ורק כשסיימתם- לנסות להשלים פערים ולמיין קבצים ישנים (קיימים).

קבצים קיימים- כל הקבצים שאספנו ממקומות שונים במחשב. הנה דוגמה:

קבצים חדשים- כל התיקיות ותת-תיקיות שיצרנו זה עתה. הנה דוגמה:

כיצד למיין נכון קבצים חדשים אל תוך התיקיות החדשות?

* התחילו תמיד מהסוף להתחלה ולא ההפך- קודם למיין תיקיות חדשות ואחר כך לגשת לתיקיות הישנות.

* העבירו תמונות מהמצלמות ומהאייפון ישירות לתיקיות הייעודיות.

* דאגו שההעברה של התמונות תיעשה תמיד באותו היום והקפידו על כך (היום הקבוע שלי הוא שישי בבוקר).

* לאחר גיבוי (השלב הבא) דאגו למחוק את התמונות שמיינתם מכרטיסי זיכרון כדי שלא יהיו כפילויות.

* במידה ויש כפילויות, דאגו למצוא אותן ולמחוק אותן. ישנן תוכנות שבודקות כפילויות לפי שם, תאריך או מיקום תיקייה.

כדי להמחיש לכם את התהליך, הנה דוגמה למיון קבצים חדשים בטכניקה שפירטתי למעלה:

א. פעם בשבוע, אני מחברת את המצלמה למחשב ומעבירה אליו את כל התמונות של אותו השבוע:

את התמונות אני מעבירה, כאמור, ישירות לתיקיה החדשה:

בחלון נפרד, אני פותחת את התיקיה הראשונה מלמעלה ובודקת את תוכנה. לפי זה, אפתח את אחת התיקיות הרלוונטיות ואליה אעביר את התמונות. במקרה הזה, התמונות לקוחות ממצלמת הסטילס, ועל כן, התיקיה שאפתח היא "תמונות מהמצלמה". אני בוחרת את הקבצים הרלוונטיים וגוררת אותם מחלון אחד לחלון אחר. כך:

באותו האופן, אצור עתה תיקיות נוספות:

א. אעביר תמונות מהמצלמה:

ב. אפתח בחלון נפרד:

ג. אבדוק מה תוכן הקבצים (מימין) ולפיו, אצור תת-תיקייה חדשה (משמאל):

ד. עתה, אעביר את התמונות לתיקייה המתאימה:

כשסיימתי את המיון השבועי שלי, יש לי תיקיה אחת מסודרת, שקל לנווט בה ולמצוא בקלות את הקובץ הרצוי.

גיבוי שבועי >> 2015 >> מאי 05 >> שבוע 1 >> גרפיקה\ תמונות \ ניירת \בלוג... >> תת-תיקיות בנושאים שונים.

השלב השלישי: גיבוי

בעיניי, זהו השלב החשוב ביותר (אך גם הקל ביותר). חשוב לזכור:

*דאגו לגבות באופן קבוע- עדיף פעם בשבוע ולא פעם בחודש. כך תוכלו להשתלט על כמות הקבצים ולמיין אותם בקלות.

* אל תמחקו מכרטיסי זיכרון תמונות ומידע לפני שדאגתם לגבות אותם במקום אחר.

* תמיד דאגו שהקבצים שלכם מגובים ב-2 מקומות לפחות (מחשב וכונן חיצוני).

* אתם יכולים לגבות מסמכים גם ברשת- אני אישית לא עושה זאת.

אני מגבה בכוננים ניידים חיצוניים (כמו למשל הכונןנים הניידים My Book ו- My Passport של Western Digital, שנוח לי לגבות איתם). כל כונן חיצוני מחברה מוכרת יתאים למשימת הגיבוי שלכם.

כשסיימתם לגבות את המיון השבועי, אתם יכולים להתחיל למיין את הקבצים הישנים, באותו האופן שבו מיינתם את הקבצים החדשים:

* לפתוח תיקיה ישנה בחלון נפרד

* לראות מה תוכנה של התיקיה

* ליצור בחלון הקודם (המרכזי) תתי-תיקיות בנושאים שונים (לפי תוכן הקבצים)

* להעביר לתיקיות ולתתי-התיקיות את הקבצים הרלוונטיים

* למחוק קבצים מיותרים וכפילויות

* למחוק תיקיות ישנות שאותן רוקנתם בתהליך

* למחוק סל מיחזור

כך אמורה להיראות תיקיית המסמכים המרכזית ("גיבוי שבועי') בסיום פרוייקט המיון והגיבוי:

שני יתרונות מרכזיים לשיטה הזו:

א. כשקבצים חדשים יתווספו, יהיה להם מקום מסודר ויהיה אפשר למצוא אותם בקלות.

ב. תהליך הגיבוי ייעשה קל ולא יהיו בו כפילויות- פשוט נוכל לבחור את השבוע החדש שמוין אך טרם גובה ("שבוע 1, שבוע 2, שבוע 3...") ולהעתיק אותו ישירות לכונן הגיבוי.

מקווה שההדרכה שלי גרמה לכם לרצות לעשות קצת סדר! :)

מחזיקה לכם (ולי) אצבעות,

רעות

#פרודוקטיביות #סדר #ארגון #מיון #גיבוי #מחשב #סידורמסמכים #מיוןמסמכים

345 views

כל התמונות, האיורים, הטקסטים והעיצובים שייכים לרעות דומיניץ (אלא אם נכתב אחרת) ואין לעשות בהם כל שימוש. עיצוב האתר: רעות דומיניץ. כל הזכויות שמורות 2020.